De vele gezichten van verzuim

Als we praten over een duurzaam HR beleid, dan is het van het grootste belang dat we grip krijgen op het verzuim binnen ons bedrijf.

Verzuim heeft op twee manieren een zware impact in organisaties.

Ten eerste op financieel vlak: niet alleen moet er een loon verder worden uitbetaald, ook zorgt verzuim voor een verminderde productiviteit, capaciteitsproblemen, enzovoort.

Ten tweede is er een grote impact op menselijk vlak: taken van de afwezige medewerkers moeten worden overgenomen, eventuele vervangers moeten worden opgeleid en opgevolgd. Verzuim doet ook iets met de sfeer in een team. Het kan leiden tot stress, fatalisme, geklaag, moedeloosheid, wanhoop. Zo is de kans groot dat de medewerkers zwaar onder druk komen te staan, met mogelijks bijkomende uitval als gevolg. Zo belanden we snel in een vicieuze cirkel.

Verzuim kent vele gezichten

Uiteraard zijn er stikt medische redenen waarom mensen arbeidsongeschikt zijn.

Heel veel valt echter onder wat we kunnen omschrijven als het grijze verzuim. Het gaat hier om medewerkers die niet om louter medische redenen afwezig zijn.

Vaak gaat het om een combinatie van privé en professionele moeilijkheden, of om een onvrede met de gang van zaken in de organisatie. Soms is er sprake van conflicten op de werkvloer, of om het gevoel op een foute plek te zitten. Van motivatie is vaak nog weinig sprake.

Soms zijn medewerkers wel aan het werk, maar is er sprake van een verminderde inzetbaarheid. Dit omschrijven we als presenteïsme of roze verzuim.

Mensen zijn in deze situatie wel aan het werk, maar ze zijn minder productief omdat ze ondanks medische problemen toch komen werken. Vooral sinds de covid epidemie is dit soort verzuim sterk toegenomen.

Er zijn ook medewerkers die onderpresteren omdat ze niet meer op de juiste plek zitten.

En ja, er zijn ook medewerkers die hun baas gewoon bedotten, en eigenlijk perfect in staat zijn om te werken, en toch thuis blijven. Het gaat hier om fraude. Dit zwarte verzuim is slechts een klein deel van het geheel: al vele jaren maakt dit verzuim 1 tot 5% van alle afwezigheden uit.

Als conclusie kunnen we stellen dat er echt wel iets speelt bij medewerkers als zij uitvallen.

Om een bedrijf gezond te houden, is er dus nood aan inzicht in het verzuim.

Twee zaken zijn hierin van cruciaal belang: een degelijke administratieve opvolging van het verzuim, zodat ook de indirecte kosten duidelijk worden, én een goed en open contact met de medewerkers, zodat zaken in vertrouwen bespreekbaar zijn.

Focus op de aanloop

Het is dus van het grootste belang om de oorzaken van verzuim te achterhalen.

Al te vaak ligt de focus in bedrijven op de periode “NA” het uitvallen. Men denkt na over herstel en “wat erna”.

Veel belangrijker en efficiënter is om te bekijken wat de aanleiding en opbouw is geweest. De vraag “hoe zijn we hier beland?” kan leiden tot een open gesprek waarin wordt gekeken naar wat nog wel mogelijk is, een dialoog waarin leidinggevende én werknemer samen zoeken naar oplossingen.

Verzuim voorkomen

Hoogste doel is uiteraard het voorkomen van zoveel mogelijk uitval.

Open gesprekken met werknemers die uitvielen, kunnen inzicht geven in wat moeilijk gaat, en kunnen leiden tot preventieve en proactieve maatregelen.

Nog efficiënter en effectiever is het voorkomen van overspanning en negatieve spiralen.

Wat een leidinggevende hierin enorm kan helpen, is het herkennen van de signalen van werkdruk: emotioneel, psychisch, fysiek, gedragsmatig.

KEN JE WERKNEMER is het belangrijkste advies als het aankomt op het terugdringen van verzuim.

Medewerkers opvolgen

Om inzicht in het werkvermogen en de weerbaarheid van medewerkers te verwerven is een tweesporenbeleid aangewezen.

Persoonlijke gesprekken bieden een mogelijkheid om openheid te bieden zodat medewerkers zich uitgenodigd en voldoende veilig voelen om moeilijkheden op tafel te leggen.

Daarnaast is het regelmatig bevragen van medewerkers via een gestandaardiseerde vragenlijst een uitstekende manier om veranderingen zeer snel op te merken en aan te pakken.

Bij Engage! ondersteunen wij graag leidinggevenden in hun aanpak van verzuim.

Niet alleen bieden wij in onze trainingen en coachings handvaten en structuur voor het voeren gesprekken met medewerkers.

Ook creëren wij op maat van uw organisatie een vragenlijst die u een “scan” van het werkvermogen in uw bedrijf biedt.

De combinatie van deze twee instrumenten maakt dat uw de nodige wapens in handen hebt tegen uitval en verlies.